يتم جمع البيانات عبر نموذج عبر الإنترنت أو إدخالها يدويًا بواسطة المسؤول. يتم استخدام أدوات الأمان وتدابير المصادقة لحماية الموقع من البريد العشوائي والملفات الضارة. يتم تخزين البيانات بشكل آمن في الواجهة الخلفية للموقع، مع النسخ الاحتياطي اليومي. في حالة فقدان البيانات أو متطلبات النقل، يمكن استرجاع النسخ الاحتياطية بسهولة. بالإضافة إلى ذلك، يتم إرسال كل تحديث للنموذج إلى بريد المسؤول وبريد الأرشيف. يمكن أيضًا استخراج ورقة Excel لمزيد من التحليل.

عند تقديم النموذج، يتم إنشاء فنان جديد تلقائيًا كمسودة. ثم يقوم المسؤول بمراجعة البيانات وتأكيدها قبل نشرها. يتم تحويل جميع الصور المستخدمة أو التي تم تحميلها إلى تنسيق WebP، وهو أكثر ملاءمة للاستخدام عبر الإنترنت وحماية حقوق الطبع والنشر وإدارة التخزين. يتم تخزين الملفات الأصلية خارج الموقع الالكتروني وفي الواجهة الخلفية أيضا.
يمكن توسيع سعة تخزين الموقع في المستقبل دون أي مشاكل.

لا يمكن لمستخدمي الإنترنت نسخ أو تنزيل أي أعمال فنية باستخدام الطرق التقليدية لحماية حقوق طبع ونشر الفنان.